Hiện nay, các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thường sử dụng mã QR Code để chia sẻ tài liệu trực tuyến phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, và các sự kiện nội bộ. Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng các thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng… để quét mã QR Code, tải về tài liệu và nghiên cứu trước khi tham gia cuộc họp.
Quá trình chuyển đổi liên kết chứa tài liệu thành mã QR Code hiện tại còn gặp nhiều bất cập khi đa phần dựa trên các công cụ miễn phí không có tính năng bảo mật hay quản lý truy cập.
Một số hạn chế lớn của các công cụ tạo QR Code miễn phí bao gồm:
- Không theo dõi được lượt tải, người tải, và thời gian tải tài liệu
- Không cho phép thay đổi liên kết mà không thay đổi mã QRCode, dẫn đến bất tiện nếu cần thay đổi thông tin lưu trữ
- Không đảm bảo tính bảo mật cao, dễ xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin
- Có chèn quảng cáo, gây ảnh hưởng tới trải nghiệm người dùng.
Công cụ tạo mã QR Code quản lý tài liệu điện tử sẽ cung cấp giải pháp không chỉ tạo mã QR Code mà còn giúp quản lý, kiểm soát thông tin truy cập tài liệu, duy trì tính linh hoạt trong thay đổi nội dung liên kết, và đảm bảo bảo mật thông tin khi chia sẻ tài liệu đến các đối tượng được chỉ định.
Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu, nâng cao tính chuyên nghiệp, bảo mật, và hiệu quả trong quá trình tổ chức các sự kiện.
Công cụ tạo mã QR Code có khả năng quản lý và kiểm soát tài liệu điện tử một cách hiệu quả, giúp các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đảm bảo được bảo mật thông tin và thuận tiện hơn trong công tác chia sẻ tài liệu cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
Giải pháp này nhằm:
- Tăng cường bảo mật trong chia sẻ tài liệu nội bộ;
- Quản lý và thống kê được lượt tải, người tải, và các thông tin truy cập khác;
- Tạo tính linh hoạt cao, cho phép thay đổi liên kết chứa tài liệu mà không cần thay đổi mã QRCode;
- Cá nhân hóa mã QR Code với logo cơ quan giúp thể hiện tính nhận diện riêng của từng đơn vị.
Cách tạo mã QR Code cho tài liệu
Bước 1: Cài đặt và tạo tài khoản: Đăng ký tài khoản cho người quản lý và doanh nghiệp. Tài khoản này sẽ có quyền tạo và quản lý mã QR Code, cập nhật thông tin và truy cập vào phần thống kê truy cập.
Bước 2: Tạo mã QR Code và chia sẻ tthông tin: Tài liệu được tải lên hệ thống, sau đó tạo mã QR Code chứa liên kết. Mã QR Code được cung cấp cho các thành viên tham dự cuộc họp để kiểm tra tính tiện lợi trong truy cập và tải tài liệu.
Bước 3: Tính năng quản lý truy cập và thay đổi liên kết: Sau khi cấp phát mã QRCode, hệ thống cho phép thay đổi đường dẫn tài liệu mới mà không cần thay đổi mã QR Code để đảm bảo tính linh hoạt.
Bước 4: Chỉ định tài khoản được tải tài liệu: đảm bảo tài liệu được tải xuống và sử dụng đúng đối tượng
Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý QR Code tài liệu
- Mã QR cho phép chia sẻ tài liệu một cách thuận tiện và nhanh chóng.
- Có khả năng chia sẻ nhiều dữ liệu cùng một lúc.
- Tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng khi trao đổi các tài liệu kinh doanh, hợp đồng, thông tin sản phẩm.
- Có thể theo dõi số lượng người đã quét mã QR, và số lượng người đã tiếp cận thông tin.
- Thông tin và tài liệu được chia sẻ đảm bảo an toàn và bảo mật hoàn toàn.
BlueData - Đơn vị cung cấp giải pháp QR Code uy tín
Giải pháp QR Code tại BlueData thiết kế nhằm cung cấp cho nhiều hoạt động khác nhau như quản lý tài liệu, quản lý tài sản, marketing, in ấn, qr code loyalty, tem bảo hành qr code, tem chống giả qr code, tem xác thực qr code…
Giải pháp được xây dựng và có thể chuyển giao cho từng doanh nghiệp phụ vụ việc quản lý tài liệu điện tử. Các tính năng chính của hệ thống này bao gồm:
- Tạo mã QR Code tùy chỉnh: Cho phép tạo mã QRCode cho các tài liệu chứa trong dịch vụ đám mây hoặc trên các hệ thống nội bộ, với khả năng tùy chỉnh mã QR để chèn thêm logo cơ quan hoặc các hình ảnh biểu tượng khác.
- Quản lý truy cập: Cung cấp các tính năng quản lý lượt truy cập như ghi nhận số lượng người tải, thống kê thời gian truy cập, và lưu trữ thông tin truy cập giúp đảm bảo khả năng giám sát. Hệ thống sẽ có giao diện trực quan để xem thống kê này theo thời gian thực.
- Tính năng bảo mật thông tin: Hệ thống có các cài đặt bảo mật cho phép chỉ định địa chỉ email hoặc tài khoản cụ thể được phép truy cập tải tài liệu, giúp tránh việc phát tán không kiểm soát.
- Chỉnh sửa liên kết tài liệu dễ dàng: Một trong các tính năng nổi bật là cho phép thay đổi liên kết chứa tài liệu mà không cần thay đổi mã QR Code ban đầu. Điều này giúp duy trì khả năng truy cập tài liệu, tránh việc phải cập nhật mã QR mới, giảm công sức và chi phí in ấn, đặc biệt quan trọng với các tài liệu đã được sử dụng rộng rãi.
- Không có quảng cáo: Không giống các công cụ miễn phí, chương trình tạo mã QR Code không hiển thị quảng cáo, gây khó chịu cho người dùng.
Cơ quan, Doanh nghiệp có thể chủ động trong việc quản lý, tạo mã QR, In tem và Kiểm soát. Tất cả các chức năng này được tích hợp trong một hệ thống duy nhất, giúp việc quản trị trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Xem chi tiết: Giải pháp QR Code
Liên hệ ngay với chúng tôi:
- Trụ sở công ty tọa lạc tại: C36 KDC Nam Long, Phước Long B, TP.Thủ Đức, HCM
- Email: info@bluedata.vn
- Hotline: 0938.563.896
- Facebook: Phần mềm Bảo hành điện tử QR Code, SMS, Website và App di động
- Website: https://bluedata.vn/
