Data, hay còn gọi là dữ liệu, là tập hợp các thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Trong thời đại công nghệ số, data đóng vai trò vô cùng quan trọng, là nền tảng cho sự phát triển của mọi ngành nghề, lĩnh vực. Đối với doanh nghiệp, data là chìa khóa cho tương lai, giúp họ đưa ra những quyết định sáng suốt, tối ưu hóa hoạt động và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Hãy cùng FAST tìm hiểu kỹ hơn về Data là gì? Vai trò của Data đối với doanh nghiệp như thế nào trong thời đại ngày nay trong bài viết dưới đây nhé!
Data là gì? Dữ liệu là gì?
Data là tập hợp thông tin điện tử được thu thập bằng quan sát, đo lường, nghiên cứu hoặc phân tích dưới dạng dữ liệu, số liệu, hình ảnh, ký tự, video… có thể được lưu trữ và xử lý bởi máy tính.
Data có thể được chia thành nhiều loại khác nhau, như data định tính, data định lượng, data thô, data đã xử lý… và được xây dựng dưới dạng đồ thị, biểu đồ hoặc bảng. Data được lưu trữ như thế nào phụ thuộc vào loại data và mục đích sử dụng. Data có thể được lưu trữ trên đĩa cứng, băng từ, đĩa quang, USB, thẻ nhớ, đám mây…
Bài viết này chủ yếu chia sẻ các nội dung liên quan đến Data của doanh nghiệp nhằm giúp người đọc có cái nhìn toàn diện hơn và thực tế hơn.
Các loại data trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số loại data thường xuyên được sử dụng trong doanh nghiệp, phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh:
- Customer Data (Dữ liệu Khách hàng): Là những dữ liệu mang thông tin khách hàng như thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, phản hồi… Dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi và mong muốn của khách hàng, từ đó tạo ra chiến lược marketing và trải nghiệm khách hàng tốt hơn, để thu hút sự quan tâm cũng như nâng cao thương hiệu sản phẩm.
- Product Data (Dữ liệu Sản phẩm): Là những dữ liệu mang thông tin về các sản phẩm, dịch vụ như thuộc tính, giá cả, lịch sử phát triển, quản lý tồn kho… Dữ liệu này hỗ trợ việc phát triển sản phẩm/dịch vụ mới và giúp chủ doanh nghiệp biết được khả năng thỏa mãn nhu cầu khách hàng của sản phẩm , quản lý chất lượng và định hình chiến lược sản phẩm.
- Sales Data (Dữ liệu Bán hàng): Là những dữ liệu mang thông tin về doanh số bán hàng như số lượng sản phẩm bán ra, giá bán, doanh thu, lợi nhuận và thời gian mua hàng… Dữ liệu này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của việc bán hàng, biết được những sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mà khách hàng quan tâm nhất. Từ đó, đánh giá được sự mức độ hiệu quả của các chiến dịch marketing và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
- Market Data (Dữ liệu Thị trường): Là những dữ liệu mang thông tin về kích thước thị trường, xu hướng, cạnh tranh, phân phối, khách hàng tiềm năng, tình hình thị trường… Dữ liệu thị trường giúp doanh nghiệp xác định được hướng đi lẫn tính phù hợp của sản phẩm, dịch vụ đối với thị trường. Từ đó, điều chỉnh chiến lược marketing hợp lý, ngoài ra, dữ liệu về thị trường còn giúp doanh nghiệp dự đoán được những thách thức và cơ hội để nắm bắt trong tương lai.
- Transaction Data (Dữ liệu Giao dịch): Là những dữ liệu mang thông tin về các giao dịch như giao mua bán, đặt hàng, thanh toán, vận chuyển… Dữ liệu giao dịch giúp theo dõi doanh số bán hàng, quản lý lưu lượng giao dịch và đảm bảo việc giao dịch diễn ra suôn sẻ.
- Human Resources Data (Dữ liệu Nhân sự): Là những dữ liệu mang thông tin về nhân viên như hồ sơ nhân sự, vị trí công việc, lương, kỹ năng, năng lực. Dữ liệu nhân sự giúp quản lý nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nhân viên, cũng như đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lao động.
- Dữ liệu tài chính (Financial Data): Là những những dữ liệu mang thông tin về các chỉ tiêu tài chính như nguồn vốn, chi phí, thu nhập, lãi suất, dòng tiền… Dữ liệu tài chính cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp và là cơ sở để đưa ra các quyết định liên quan đến đầu tư, quản lý tài chính và kế hoạch tài chính.
Dựa vào phân loại data chi tiết, chủ doanh nghiệp sẽ có có cái nhìn rõ ràng hơn về lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động, hỗ trợ cho việc lên kế hoạch, chiến lược phù hợp với tổ chức, giảm chi phí và tối ưu lợi nhuận kinh doanh.
Xem thêm: Big data là gì? Ứng dụng Big data trong các lĩnh vực
Các loại phân tích dữ liệu phổ biến
Dưới đây là bảng liệt kê các loại phân tích dữ liệu phổ biến:
Loại Phân Tích Mô Tả Phân Tích Mô Tả Tổng hợp và mô tả dữ liệu thông qua biểu đồ và thống kê cơ bản. Phân Tích Dạng Cột Phân tích từng biến riêng lẻ trong tập dữ liệu. Phân Tích Tương Quan Xác định mối quan hệ giữa các biến trong tập dữ liệu. Phân Tích Hồi Quy Xác định mối quan hệ giữa biến phụ thuộc và các biến độc lập, thường được sử dụng để dự đoán. Phân Tích Nhóm Phân loại các đối tượng dữ liệu vào các nhóm tương tự nhau. Phân Tích Chuỗi Thời Gian Phân tích xu hướng, mô hình dự báo, và biến động của dữ liệu theo thời gian. Phân Tích Phân Phối Đánh giá phân phối của dữ liệu và kiểm tra tính chuẩn. Phân Tích Phức Hợp Kết hợp nhiều phương pháp phân tích để hiểu sâu hơn về tập dữ liệu.Các phương pháp này thường được sử dụng đồng thời hoặc tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của mỗi dự án phân tích dữ liệu.
Data đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thời kỳ công nghệ 4.0
Với nguồn data có được, doanh nghiệp sẽ tiến hành khai thác và phân tích nhằm mục đích thấu hiểu “insight” của người dùng. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định phù hợp, đáp ứng được nhu cầu, mong muốn của khách hàng, giúp khách hàng tăng trải nghiệm khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ đồng thời gia tăng giá trị thương hiệu.
Data được doanh nghiệp sử dụng nhằm các mục đích như:
- Thấu hiểu khách hàng: Data giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và khai thác các thông tin về hành vi, nhu cầu, sở thích và sự hài lòng của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra các sản phẩm, dịch vụ và chiến lược tiếp thị phù hợp với mục tiêu và mong muốn của khách hàng.
- Tăng cường thông tin thị trường: Data giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng, cơ hội và thách thức của thị trường. Data cũng giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị, cũng như so sánh với đối thủ cạnh tranh.
- Quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt: Data giúp doanh nghiệp kiểm soát được các hoạt động trong chuỗi cung ứng, từ nguồn nguyên liệu, sản xuất, lưu kho, vận chuyển đến phân phối. Data cũng giúp doanh nghiệp dự báo được nhu cầu và tồn kho, từ đó điều chỉnh được sản lượng và chi phí.
- Đề xuất, nhắm tới đối tượng mục tiêu chuẩn xác: Data giúp doanh nghiệp tùy biến được các sản phẩm, dịch vụ và thông điệp tiếp thị cho từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng. Data cũng giúp doanh nghiệp chọn được kênh truyền thông và phương tiện truyền thông hiệu quả nhất để tiếp cận khách hàng.
- Cải thiện hoạt động kinh doanh: Data giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng, giảm thiểu rủi ro và sai sót, tăng cường bảo mật và tuân thủ pháp luật.
Bộ phận nào sẽ quản lý và xử lý data
Để đảm bảo tiến độ cũng xử lý dữ liệu được chính xác, việc phân loại dữ liệu và phân bổ các dữ liệu đó vào các phòng ban phù hợp là điều cần thiết. Các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp đều có dữ liệu để phục vụ cho công việc. Nhìn chung, các bộ phận thường xuyên phải quản lý và xử lý data quan trọng bao gồm:
- Bộ phận kế toán và Tài chính: Nắm toàn bộ các dữ liệu liên quan đến hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán có thể xử lý dữ liệu liên quan đến hóa đơn bán hàng, các báo cáo thanh toán của khách hàng, báo cáo phân tích kinh doanh, hóa đơn của đơn vị cung cấp, kiểm tra sổ đăng ký, sổ cái chung, dữ liệu kiểm kê, thông tin liên quan đến biên chế, bảng chấm công, thông tin thuế… Các dữ liệu trên sẽ được dùng để lập báo cáo kế toán.
- Bộ phận Marketing: Sử dụng dữ liệu khách hàng, doanh số bán hàng và thị trường để hiểu được thói quen và “insight” khách hàng, lên kế hoạch xây dựng chiến lược Marketing.
- Bộ phận nhân sự: Xử lý dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, ghi nhận thành tích, tính bảng lương, theo dõi chấm công để quản lý nguồn nhân lực.
- Bộ phận nghiên cứu và phát triển: Sử dụng dữ liệu để phân tích xu hướng, nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm mới.
Với quy mô lớn hơn, đặc biệt là trong những công ty về lĩnh vực công nghệ hoặc các doanh nghiệp lớn, người giữ data có thể là Data Engineer (Kỹ sư dữ liệu), người xây dựng hệ thống dữ liệu và tiến hành lưu trữ - trích xuất Data khi cần thiết.
Tầm quan trọng của data đối với doanh nghiệp
Các doanh nghiệp thường xuyên thu thập các dữ liệu về người dùng như thông tin cá nhân, thói quen, tình hình hoạt động… Khi đó, các dữ liệu được tải về cơ sở dữ liệu sẽ được tổng hợp và phân tích để đưa ra những hướng đi hợp lý.
Nếu là thông tin về khách hàng, các định hướng về nhu cầu, thói quen tiêu dùng sẽ được phân tích cặn kẽ, từ đó, đề ra được nhiều phương án và chiến lược để đáp ứng các nhu cầu cũng như tăng trải nghiệm khách hàng. Đồng thời, giảm tải được chi phí truyền thông đáng kể nếu hiệu ứng truyền tai nhau về sản phẩm đến từ những khách hàng thân thiết diễn ra mạnh mẽ, mà ở đó, yếu tố chính là làm hài lòng được những khách hàng lớn và tiềm năng.
Nếu là các dữ liệu về thông tin nhân sự, các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý sẽ hiểu rõ hơn về nhân viên, khi đó cơ cấu và phân bổ nhân sự diễn ra được hợp lý, thu hút được nhân tài, duy trì được sự ổn định nội bộ doanh nghiệp và nâng cao hiệu suất lao động khi mọi phòng ban hoạt động trơn tru và phối hợp với nhau ăn ý.
Đối với các dữ liệu về tài chính, các khoản phân bổ chi phí sẽ chính xác hơn. Các chi phí, dự trù để hoạt động doanh nghiệp và các khoản doanh thu sẽ được tái đầu tư hợp lý. Để mọi thứ diễn ra đúng với tiến độ công việc thì dòng tiền phải chảy đến đúng những nơi cần đến. Tầm quan trọng mà bức tranh tài chính được “vẽ” qua việc góp nhặt chính xác từng dữ liệu sẽ là sự hỗ trợ đắc lực cho ban quản trị trong việc đưa ra những quyết định phù hợp với đà phát triển của tổ chức.
Làm sao để khai thác và quản lý data hiệu quả?
- Đầu tư vào phần mềm quản lý data khách hàng (CRM): CRM là một hệ thống giúp bạn thu thập, lưu trữ, xử lý và phân tích data khách hàng một cách tự động và bảo mật. CRM giúp bạn tối ưu hóa quá trình quản lý khách hàng, tăng cường tương tác và chăm sóc khách hàng, cải thiện hiệu quả kinh doanh và tiếp thị.
- Sao lưu dữ liệu của bạn: Bạn nên có một hệ thống dự phòng khẩn cấp để bảo vệ data khách hàng của bạn khỏi những rủi ro như mất mát, hỏng hóc, xâm nhập… Bạn có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc các thiết bị lưu trữ ngoại vi để sao lưu dữ liệu của bạn một cách an toàn và định kỳ.
- Dọn dẹp dữ liệu khách hàng: Bạn nên kiểm tra và loại bỏ những dữ liệu khách hàng không chính xác, lỗi thời, trùng lặp hoặc không cần thiết. Việc này giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ, tăng tốc độ xử lý và cải thiện chất lượng dữ liệu khách hàng.
- Đào tạo quản lý data khách hàng cho nhân sự: Bạn nên đào tạo cho nhân viên của bạn những kỹ năng và kiến thức về quản lý data khách hàng, như cách thu thập, nhập liệu, xử lý, phân tích và ứng dụng data khách hàng. Bạn cũng nên thiết lập những quy định và nguyên tắc về quản lý data khách hàng để đảm bảo tính nhất quán và bảo mật.
- Sử dụng đúng mục đích của data khách hàng: Bạn nên xác định rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh của bạn để sử dụng data khách hàng một cách hiệu quả. Bạn có thể sử dụng data khách hàng để phân loại và phân tích đối tượng khách hàng, để thiết kế và triển khai các chiến dịch tiếp thị và bán hàng phù hợp, để đánh giá và cải thiện hiệu suất hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ và phương pháp khác để quản lý và khai thác data khách hàng hiệu quả, như lập các chiến dịch quảng cáo Facebook từ data của fanpage, gửi tin nhắn SMS, áp dụng telesale marketing, quảng cáo Zalo…
Giải pháp xử lý và lưu trữ data của FAST
Để đảm bảo tiến trình phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thời kỳ công nghiệp 4.0, các thông tin bắt buộc phải được lưu trữ an toàn và luân chuyển nhanh nhằm đồng bộ với cơ sở dữ liệu trong thời gian thực. Mà ở đó, data chính là “xương sống”, là điều kiện cần để đáp ứng được yêu cầu số hóa.
Xử lý và lưu trữ dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Để vận hành và quản lý dữ liệu hiệu quả, ngoài việc tự xây dựng và quản lý, các doanh nghiệp còn có thể lựa chọn các giải pháp từ các nhà cung cấp uy tín. Các giải pháp máy chủ, cho thuê máy chủ, dịch vụ quản trị hệ thống, dịch vụ cài đặt backup dữ liệu cho máy chủ… từ Công ty Phần mềm FAST sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý data một cách hiệu quả, an toàn hay rộng hơn là xây dựng hệ thống thông tin toàn diện.
>>>Xem các giải pháp xây dựng hệ thống data tại: http://giaiphapmang.fast.com.vn/
