3 bước lấy vân tay máy chấm công (Chi tiết cách thực hiện)

Đăng ký dấu vân tay trên máy chấm công là một trong những nhiệm vụ đầu tiên mà bộ phận nhân sự cần làm trong quá trình onboard nhân viên mới. Trong bài viết này, HappyTime sẽ hướng dẫn cách lấy vân tay máy chấm công với 3 bước đơn giản trên một số dòng máy phổ biến, giúp doanh nghiệp hỗ trợ nhân viên mới gia nhập tổ chức.

3 bước lấy vân tay máy chấm công cho nhân viên (trên mọi dòng máy)

Ở tất cả các dòng máy chấm công vân tay, có 3 bước chính để đăng ký dấu vân tay cho nhân viên, bao gồm:

Bước 1: Đăng ký thông tin nhân viên

• Bạn tìm nút “M/OK/Menu” (mỗi máy được đặt một tên gọi khác nhau), bấm và giữ khoảng 5 giây để màn hình cài đặt hiện ra.
• Tại trang quản lý cài đặt (hay còn gọi là trang Menu), bạn sẽ thấy các mục có tên tương tự như Quản lý nhân viên, Hệ thống, Ngày/Giờ, Kết nối, Kiểm tra, Chấm công, Thông tin hệ thống, v.vv..
• Bạn chọn mục “Quản lý nhân viên” rồi bấm nút “M/OK” để tiến hành đăng ký thông tin nhân viên mới.
• Bạn chọn mục “Nhân viên mới” rồi nhập các thông tin được máy yêu cầu. Thông thường, bạn cần nhập các dữ liệu gồm ID nhân viên, Mã vân tay, Tên nhân viên và Vân tay.
• Nhập xong các thông tin ở dạng chữ và số thì bạn tiến đến bước thứ hai là quét dấu vân tay để xác nhận danh tính.

Bước 2: Quét dấu vân tay xác định danh tính

• Bạn hướng dẫn nhân viên đặt ngón tay vào bề mặt cảm biến (sensor) trên máy chấm công. Chú ý đặt ngón tay chính giữa mặt cảm biến, không để lệch, hơi ấn ngón xuống một chút để áp sát toàn bộ bề mặt vân tay vào máy. Như vậy, máy chấm công sẽ nhận diện dấu vân tay dễ dàng hơn.
• Quét dấu vân tay cho nhân viên liên tiếp tối thiểu 3 lần. Mỗi lần quét, máy sẽ phát ra một tiếng “bíp”. Nếu máy không kêu tức là lấy vân tay chưa thành công. Máy kêu tức là đã nhận diện được vân tay.

Bước 3: Xác nhận

• Sau khi đã lấy được dấu vân tay cho nhân viên, bạn bấm nút “M/OK” để lưu lại. Ở một số máy, bạn chỉ cần bấm “ESC” để thoát ra và vân tay của nhân viên cũng được tự động lưu trữ.
• Sau khi thoát ra màn hình chính, bạn có thể lặp lại từ bước đầu tiên để tiếp tục đăng ký dấu vân tay cho các nhân viên khác.

>>> Xem thêm: Tổng hợp câu hỏi thường gặp về máy chấm công bằng vân tay

Lưu ý: Bạn cần thực hiện đầy đủ các bước nhập liệu trên nếu doanh nghiệp không tích hợp dữ liệu máy chấm công vân tay với HappyTime. Trong trường hợp doanh nghiệp đã cài đặt HappyTime, bộ phận HR có thể điền thông tin nhân viên mới lên hệ thống quản trị của HappyTime trước, sau đó mới ra lấy dấu vân tay tại máy chấm công. Lúc này, bạn không cần nhập liệu các số, chữ với bàn phím nhỏ hay nút bấm tối giản nữa, mà chỉ cần tìm đúng mã ID của nhân viên là có thể thêm vân tay mới vào máy chấm công.

Cách lấy dấu vân tay trên máy chấm công tại từng dòng máy phổ biến

Vẫn theo trình tự trên, nhưng ở mỗi loại máy chấm công, tên nút và nội dung bên trong máy sẽ có cách hiển thị khác nhau. Sau đây là cách lấy dấu vân tay trên một số dòng máy chấm công phổ biến: Hikvision, Ronald Jack và ZKteco. Bạn có thể dựa vào hướng dẫn này để tự cài đặt dấu vân tay cho nhân viên trên các dòng máy chấm công tương tự.

Lấy vân tay máy chấm công Hikvision

• Bước 1: Nhấn và giữ nút “EN” trong khoảng 3 giây để kích hoạt màn hình chính.
• Bước 2: Nhập mật khẩu dành riêng cho quản lý (8-16 ký tự gồm chữ và số) rồi nhấn “OK” để quay lại màn hình chính.
• Bước 3: Chọn mục “N.dùng”, màn hình sẽ hiển thị các thông tin cần khai báo như Tên nhân viên, ID chấm công.
• Bước 4: Bạn nhập liệu các thông tin được yêu cầu rồi di chuyển con trỏ xuống nút “Đ.ký” ở dòng “Vân tay”. Bấm “OK” để bắt đầu quét vân tay.
• Bước 5: Đặt ngón tay vào máy quét. Quét 2 lần/ngón. Có thể đăng ký nhiều ngón khác nhau.
• Bước 6: Quét xong vân tay thì nhấn “ESC” để quay lại màn hình chính. Khi màn hình hiện ra câu hỏi “Bạn có muốn lưu thông tin không?” thì nhấn “OK” để lưu trữ dữ liệu.

Cách thêm vân tay vào máy chấm công Ronald Jack

• Bước 1: Nhấn và giữ nút “M/OK” khoảng 5 giây để bật màn hình menu.
• Bước 2: Chọn mục “Người sử dụng”, chọn “Người sử dụng mới” rồi nhấn “M/OK” để hiển thị ra màn hình nhập dữ liệu nhân viên.
• Bước 3: Nhập các trường thông tin được yêu cầu như ID (Một số máy tự động tăng số ID), tên nhân viên, vai trò của nhân viên.
• Bước 4: Nhập xong hết các trường thì nhấn nút “M/OK” để quét dấu vân tay. Quét 3 lần/ngón tay cho đến khi hình bàn tay trên màn hình chuyển từ xám sang xanh thì nhấn tiếp “M/OK” để hoàn tất.
• Bước 5: Nhấn “ESC” để trở về màn hình chính, tiếp tục đăng ký dấu vân tay cho người khác.

Đăng ký vân tay trên máy chấm công ZKteco

• Bước 1: Nhấn và giữ nút “M/OK” trong khoảng 5 giây để khởi động máy.
• Bước 2: Chọn mục “Người sử dụng”, “Người sử dụng mới” để hiển thị trang đăng ký thông tin nhân viên.
• Bước 3: Nhập các thông tin được yêu cầu như mã nhân viên, tên, cấp bậc, sau đó nhấn “M/OK” để lưu lại.
• Bước 4: Chọn mục “Vân tay” và nhấn “M/OK” để tiến hành quét dấu vân tay. Chọn ngón muốn đăng ký rồi quét 3 lần liên tiếp trên bề mặt cảm ứng.
• Bước 5: Nhấn “M/OK” để thoát ra màn hình chính, lưu toàn bộ dữ liệu của nhân viên mới và tiếp tục đăng ký vân tay cho nhân viên khác.

>>> Xem thêm: Máy quét vân tay chấm công và 101 điều nhà quản lý cần biết

Lưu ý khi lấy dấu vân tay cho nhân viên trên máy chấm công

Nhìn chung, cách lấy vân tay trên các dòng máy chấm công đều tương tự nhau. Với các thao tác hết sức đơn giản, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn trên là sẽ hoàn thành việc đăng ký vân tay cho nhân viên mới.

Tuy nhiên, quá trình này vẫn có thể xảy ra một số sự cố hi hữu, mà để phòng tránh thì bạn cần lưu ý những điều quan trọng sau:

• Chỉ đăng ký dấu vân tay khi máy chấm công đang hoạt động ổn định. Trường hợp máy chấm công bị hư hỏng mà bạn không kịp thời phát hiện thì toàn bộ dữ liệu đã nhập trước đó sẽ không được lưu trữ vào hệ thống.
• Thao tác quét vân tay chính xác. Trước khi đăng ký dấu vân tay, bộ phận nhân sự cần hướng dẫn nhân viên mới cách đặt ngón tay để máy quét được chính xác, đúng thao tác. Cần đặt đầu ngón tay chính giữa bề mặt cảm ứng, không xô lệch, nhấn nhẹ toàn bộ ngón tay lên bề mặt này để máy quét được rõ nhất từng đường vân nhỏ. Tránh việc thao tác sai, phải lặp đi lặp lại nhiều lần làm mất thời gian.
• Chọn ngón tay có dấu vân tay rõ nét. Bộ phận nhân sự nên nhắc nhân viên chọn các dấu vân tay ít vết xước, không bị mờ để quá trình nhận diện dấu vân tay được dễ dàng, chính xác. Tránh trước hợp về sau nhân viên chấm công nhiều lần nhưng máy đều báo là “không hợp lệ”.
• Giới hạn số vân tay được đăng ký. Mỗi người có thể đăng ký tối đa 10 vân tay, nhưng thông thường chỉ nên lấy 2 vân tay dễ thao tác nhất là ngón trỏ và ngón cái. Điều này đồng thời cũng giúp tránh làm tốn dung lượng của máy chấm công vân tay.
• Làm sạch tay trước khi lấy dấu. Trước khi quét vân tay, cần làm sạch tay, đảm bảo không dính mực, bụi bẩn, xước hay vết thương ngoài da.

Sau khi quét vân tay và lưu lại trên máy chấm công, bộ phận quản lý cần lưu trữ thông tin vào hệ thống quản lý trên máy tính. Việc trích xuất/đăng tải dữ liệu từ máy chấm công lên máy tính nhằm đảm bảo phần mềm quản lý đã nắm được dữ liệu của nhân viên mới, có cơ sở để ghi nhận thời điểm chấm công của họ.

>>> Xem thêm: Top 10 phần mềm chấm công vân tay miễn phí hiện nay

HappyTime - Phần mềm quản lý dữ liệu chấm công vân tay thông minh

HappyTime vừa là phần mềm quản lý nhân sự, đồng thời cũng là giải pháp chấm công, quản lý công - lương tự động cho doanh nghiệp. HappyTime giúp giảm tải khối lượng công việc lặp đi lặp lại của bộ phận nhân sự (kể cả việc lấy vân tay máy chấm công) thông qua các tính năng:

• Kết nối với nhiều loại máy chấm công hiện có trên thị trường thông qua kết nối mạng không dây.
• Tự động cập nhật dữ liệu chấm công từ máy chấm công theo thời gian thực.
• Không cần cài đặt phần mềm trong ổ cứng, chỉ cần truy cập vào trình quản lý trực tuyến là có thể theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu của nhân viên.
• Cho phép nhập liệu thủ công hoặc tải dữ liệu nhân viên lên hệ thống quản trị một cách nhanh chóng trước khi đăng ký dấu vân tay tại máy chấm công. Khi quét dấu vân tay trên máy chấm công, bạn không cần nhập liệu với bàn phím nhỏ hay nút bấm tối giản nữa. Lúc này, bạn chỉ cần tìm kiếm đúng mã ID của nhân viên là có thể đăng ký vân tay cho thành viên mới.

Ngoài ra, HappyTime còn cung cấp nhiều giải pháp quản trị nhân sự hữu ích khác như:

• Cung cấp ứng dụng di động, cho phép nhân viên chấm công bằng vân tay trên điện thoại của mình, không cần phải phụ thuộc vào máy chấm công cố định tại nơi làm việc.
• Quản lý hồ sơ nhân sự online, chi tiết các thông tin về phòng ban, vị trí, loại hình nhân sự, ngày bắt đầu làm việc, trạng thái, số phép năm nay, số phép năm trước.
• Gửi và duyệt đơn từ online, đồng bộ với dữ liệu chấm công để tính công chính xác cả vào những ngày nghỉ, tăng ca, làm thêm, v.vv..
• Tự động xuất báo cáo dữ liệu chấm công ra file Excel. Bộ phận nhân sự không cần mất thời gian tổng hợp bảng công mỗi tháng.
• Tự động tính lương và tạo bảng lương cho nhân viên vào mỗi cuối tháng.

HappyTime không chỉ giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian khi lấy vân tay máy chấm công, mà còn giảm tối đa các thao tác thủ công, mang đến cho nhân viên mới một trải nghiệm hiện đại, chuyên nghiệp và dễ chịu nhất.

Để được hỗ trợ tích hợp máy chấm công vân tay với HappyTime, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua:

• Hotline: 0967-778-018
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/happytimeapp