Cách lấy lại file Excel quên chưa lưu đơn giản và nhanh chóng nhất từ trước tới nay

Trong chúng ta, chắc hẳn ai cũng đã có một lần quên lưu những thay đổi trên file Excel, hoặc máy tính bất chợt sập nguồn hay gặp sự cố khiến cho bạn không thể lưu lại file Excel, mọi công sức lúc này đều sẽ đổ sông đổ bể. Tuy nhiên, nếu gặp phải tình trạng này, bạn cũng đừng quá lo lắng vì thật ra dữ liệu vẫn còn được lưu trên máy đấy.

ThinkPro sẽ hướng dẫn bạn cách lấy lại file Excel quên chưa lưu chỉ trong vài bước cơ bản, vì vậy, đừng bỏ qua bất kỳ các bước nào trong bài viết dưới đây nhé.

Tận dụng chức năng AutoSave và AutoRecover trong Excel

Excel nói riêng và bộ công cụ Microsoft Office nói chung đã tích hợp sẵn tính năng AutoSave và AutoRecover để người dùng có thể khôi phục lại dữ liệu chưa lưu dễ dàng nếu như bất chợt gặp sự cố gì. Nếu như bạn đang sử dụng Microsoft 365 Bản quyền thì hai tính năng này không còn quá xa lạ, tuy nhiên, không phải người dùng nào cũng biết tới tính năng này hữu ích này. Cho những ai chưa biết thì AutoSave và AutoRecover là hai tính năng đã có từ lâu. Vì chỉ là những tính năng nhỏ nên không có gì quá bất ngờ khi nó bị bỏ quên. Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết tới thì sau khi đọc bài viết này, bạn cũng cần quan tâm hơn về AutoSave và AutoRecover vì nó sẽ “cứu cánh” cho bạn mỗi khi có sự cố bất ngờ xảy ra đấy.

AutoSave và AutoRecover là gì?

• AutoSave: Tính năng này sẽ tự động lưu sau một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, AutoSave sẽ tự động lưu file Excel của bạn sau 5 phút, 10 phút hay 30 phút. Bạn có thể dễ dàng nhận ra điều này khi đang làm việc với Microsoft Excel. Dấu hiệu nhận biết dễ nhất là trong một khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ thấy file Excel của mình bị khựng lại trong vòng 1 giây, phần phía dưới thanh phóng to thu nhỏ cũng xuất hiện thanh load, điều này ám chỉ rằng chức năng AutoSave đang được thực hiện để lưu lại file của bạn. Ngoài ra, tính năng này cũng giúp bạn lưu lại tất cả các phiên bản làm việc, để khi cần, bạn có thể khôi phục lại phiên bản làm việc trước đó.

• AutoRecover: Tính năng này sẽ bổ trợ cho AutoSave vì nó sẽ tự động khôi phục lại phiên bản trước đó đã tự động lưu từ AutoSave. Hiểu một cách đơn giản, AutoRecover sẽ hiển thị một loạt các phiên bản đã lưu trước đó. Khi cần lấy lại bất kỳ phiên bản nào, bạn chỉ cần chọn phiên bản vào đúng khoảng thời gian mình cần là có thể khôi phục lại một cách nhanh chóng.

Hướng dẫn cách kích hoạt chức năng AutoSave và AutoRecover

Để kích hoạt hoặc thay đổi cài đặt cho chức năng AutoSave và AutoRecover, các bước bạn cần thực hiện sẽ như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Excel.

• Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn chọn vào tab File, sau đó nhấn chọn Options.

• Bước 3: Khi cửa sổ Options hiện ra, chọn mục Save ở góc trái màn hình.

• Bước 4: Bạn tiến hành thiết lập các cài đặt tại mục Save Workbooks. Các đầu mục cài đặt trong Save Workbooks bao gồm:

  - Save files in this format: chọn định dạng file bạn muốn tự động lưu.

  - Save AutoRecover information every … minutes: thiết lập tự động lưu sau một khoảng thời gian, thường thì Excel sẽ để mặc định là 10 phút.

  - Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: giữ lại phiên bản AutoRecovered cuối cùng tự động được lưu.

  - AutoRecover file location: chọn vị trí tự động lưu file phục hồi.

Làm cách nào để lấy lại file Excel chưa lưu?

Trong trường hợp bạn quên chưa lưu file hoặc máy tính của bạn gặp sự cố bị tắt đột ngột, bạn có thể tiến hành các bước sau để khôi phục lại phiên bản gần nhất của file:

• Bước 1: Mở ứng dụng Excel.

• Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn chọn vào tab File, sau đó nhấn chọn Recent.

• Bước 3: Sau đó kéo xuống dưới cùng, nhấn vào More Workbooks.

• Bước 4: Khi cửa sổ More Workbooks hiện ra, kéo xuống dưới cùng, sau đó bạn chọn Recover Unsaved Workbooks.

• Bước 5: Màn hình sẽ hiện ra thư mục những file tự động lưu bằng AutoSave. Bạn chỉ cần chọn đúng file và nhấn vào Open.

Làm sao để lấy lại file Excel bị ghi đè

Trong một số trường hợp, khi bạn chỉnh sửa và không thể undo do vượt quá quá số lần cho phép, hay bạn lỡ lưu nội dung ghi đè lên một file đã có sẵn. Để khôi phục lại phiên bản của một vài phút trước, bạn hãy làm theo các bước sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Excel.

• Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn chọn vào tab File, sau đó nhấn chọn Info.

• Bước 3: Bạn nhấn vào mục Manage Workbook, sau đó nhấn chọn Recover Unsaved Workbooks, bạn sẽ thấy các phiên bản đã được sao lưu tự động của mình. Sau đó, bạn chọn vào đúng file bạn cần khôi phục.

• Bước 4: Khi bạn mở file khôi phục, thông báo từ Excel sẽ hiện lên màn hình, bạn nhấn vào Restore là đã có thể khôi phục lại phiên bản mà bạn muốn.

Một số lưu ý để tránh bị mất file Excel

Mặc dù hai tính năng AutoSave và AutoRecover có thể giúp bạn đề phòng nguy cơ bị mất file Excel trong nhiều trường hợp không mong muốn. Tuy nhiên, để an toàn nhất và tránh mất những dữ liệu quan trọng, ThinkPro sẽ đưa ra một số lưu ý cho bạn như sau:

• Mặc dù có thể khôi phục lại file Excel nếu lỡ có gặp sự cố, tuy nhiên, việc khôi phục có thể sẽ không được hoàn hảo như bạn muốn, file khôi phục có thể không đầy đủ như ban đầu bởi Excel chỉ có thể khôi phục lại phiên bản gần nhất mà nó được lưu. Chính vì vậy, bạn nên cẩn trọng hơn bằng cách kích hoạt AutoSave, cài đặt thời gian tự động lưu file từ 5-10 phút để phòng trừ những trường hợp có thể dẫn đến hỏng hoặc mất file.

• Excel hiển thị danh sách các phiên bản đã lưu dựa vào khoảng thời gian bạn đã lưu hoặc tự động lưu. Vì vậy, để có thể khôi phục đúng phiên bản bạn muốn, bạn cần phải nhớ chính xác khoảng thời gian mà bạn chỉnh sửa file đó.

• Cẩn thận hơn một chút, bạn có thể lưu tệp dữ liệu mình đang làm việc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, OneDrive hay Google Drive. Sử dụng các dịch này, bạn có thể dễ dàng xem lịch sử các phiên bản (view version history), khôi phục (restore) hoặc tải xuống (download) phiên bản đó một cách dễ dàng.

Tạm kết

Trên đây là các bước cơ bản để lấy lại file Excel quên chưa lưu mà ThinkPro muốn chia sẻ tới bạn. Chúc bạn thực hiện thành công và đừng quên tham gia cộng đồng yêu công nghệ Pro Community của ThinkPro ngay để cùng bàn luận, chia sẻ các kiến thức, thủ thuật, cập nhật tin tức công nghệ nhanh chóng, chính xác.

-

ThinkPro là hệ thống bán lẻ máy tính và phụ kiện uy tín tại Việt Nam với chuỗi cửa hàng trải nghiệm độc đáo và đội ngũ tư vấn chuyên sâu, hình thức thanh toán đa dạng và bảo hành uy tín, tin cậy giúp khách hàng tự tin lựa chọn các sản phẩm công nghệ phù hợp nhất.