Business Analyst là gì và làm những gì?

Hế lô a ji nô mô tô anh em.

Business Analyst là gì?

Mình thấy anh em vẫn hay nói Business Analyst là cầu nối, giúp kết nối và truyền đạt yêu cầu của khách hàng với đội ngũ lập trình. Thực ra hiểu vậy cũng đúng, nhưng rất tối nghĩa và không thoát được hết ý nghĩa của nghề BA.

Lúc trước mình cũng nghĩ như vậy. Mình còn nghĩ công việc Business Analyst chỉ tồn tại trong ngành IT nữa. Nhưng thực chất thì BA không phải là một chức danh công việc. Và nó cũng không chỉ đơn thuần như một chiếc cầu nối mà mọi người thường hay nói.

Business Analyst là gì và làm những gì? Bài này mình sẽ chia sẻ về những gì mình hiểu và áp dụng thực tế cho anh em ? Lét gâuuu.

Cụ thể thì Business Analyst sẽ là người thực hiện chính xác quy trình trên.

1. Business Analyst Concept

Cụ thể nhé. Từ các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, doanh nghiệp có mục tiêu phải giải quyết được các vấn đề này. Các mục tiêu đó gọi là Business Objectives.

Từ các Business Objective, BA sẽ làm việc với Stakeholders để đưa ra các Solution cụ thể. Các Solution này phải đáp ứng được yêu cầu của các Stakeholder.

Sau đó, BA cùng đồng bọn sẽ xây dựng và triển khai Solutions đó cho doanh nghiệp. Giai đoạn triển khai này gọi là Transition. Sẽ “biến” hiện trạng của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại thành trạng thái mong muốn trong tương lai.

Và lúc này, các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải đã được giải quyết.

Do đó, Business Analyst là một loại công việc, người nào làm một loạt các việc trên sẽ được gọi là Business Analyst.

Mình nghĩ có nhiều anh em vẫn nghĩ trong đầu là: BA phải nói được ngôn ngữ kinh doanh và ngôn ngữ lập trình. Hiểu được cả các khái niệm kinh doanh, lẫn các khái niệm đặc thù trong ngành IT, như database, web service, API, cloud, bla bla…

Nên mọi người vẫn cứ nghĩ: nhắc đến BA là nhắc đến “cầu nối” hay “người phiên dịch”. Nhưng như mình nói thì đó chỉ là điều kiện cần của BA thôi chứ không nói lên được nghề này là gì và làm những gì.

Và solution không chỉ là một hệ thống, phần mềm hay một giải pháp công nghệ nào đó. Mà Solution có thể là bất kỳ điều gì. Từ việc thay đổi chính sách, quy trình trong doanh nghiệp. Hay đơn thuần chỉ là training lại cho doanh nghiệp mình.

Miễn giải quyết được Business Objectives thì đó đều là Solutions ?

2. Một vài ví dụ

Có một công ty muốn mở rộng thị trường.

Họ cần quản lý khách hàng và các cơ hội kinh doanh một cách tốt hơn. Thay vì thời điểm hiện tại, tất cả đều được quản lý bằng excel. Thì đâu đó, một hệ thống CRM có thể giúp sẽ họ quản lý được tốt hơn những thứ trên.

Business Objective ở đây là muốn quản lý tốt hơn khách hàng và các cơ hội kinh doanh. BA cần phải nhìn ra điều này và cung cấp solution chính là việc áp dụng hệ thống CRM vào bộ máy hoạt động của công ty đó.

Tuy nhiên đâu dễ ăn của ngoại :3

Không phải lúc nào Business Objectives cũng rõ ràng và đơn giản như vậy. Đa phần thì khách hàng họ cũng không biết họ muốn gì, hoặc họ muốn quá nhiều. Khiến cho công việc Business Analyst cần phải có nhiều đồ nghề hơn nữa, để nhìn ra được, đâu mới là Business Objectives thật sự của khách hàng.

Họ nói cần A không có nghĩa là họ đang thiếu A. Hoặc họ nói cần A nhưng thực chất lại là cần B.

Oái ăm là ở chỗ này.

Do đó để phát hiện chính xác vấn đề của họ đã khó, đề xuất solutions cho phù hợp lại càng khó hơn. Nên “phiên dịch” không phải là từ phù hợp để mô tả một công việc BA thực thụ ?

Một điểm nữa là không phải lúc nào, việc áp dụng một hệ thống mới cũng là phương án hay. Và việc sử dụng Excel cũng là cách hoạt động lỗi thời cả.

Có một số tổ chức vận hành bộ máy hoạt động của họ chỉ với những sheet Excel. Do họ “trưởng thành”, và họ biết họ cần gì, và bao nhiêu là đủ với họ.

Excel là một công cụ tuyệt vời với khả năng vô tận của nó. Thậm chí Bill Gates còn chưa chắc biết hết chức năng của Excel mà ?

Kể chuyện này anh em nghe mất hồn chơi.

Cũng bên Nhật Bản, có một ông tên Tatsuo Horiuchi. Ông này là họa sĩ nhưng không hiểu vì sao mà ổng không vẽ trên giấy bút hay các phần mềm đồ họa khác như mọi người. Mà ổng vẽ bằng…..Excel.

Ổng chọn Excel như giải pháp để ổng thể hiện ý tưởng của mình. Một giải pháp mà không ai ngờ được.

3. Business Analyst xuất hiện ở mọi ngóc ngách trong cuộc sống

Thiệt đúng là như zậy. Công việc BA tồn tại ở mọi ngóc ngách trong cuộc sống của mình.

Ví dụ bữa nọ đi làm về, xe hết xăng.

Rõ ràng là ngay lúc đó anh em muốn: tìm trạm xăng >> đổ xăng >> chạy tiếp về nhà.

Vậy thì Business Objectives lúc này của anh em sẽ là: “xe được đổ xăng để chạy tiếp về nhà” đúng không nào.

Sẽ có rất nhiều Solutions anh em có thể nảy sinh ra ngay, như:

• Dắt bộ đến trạm xăng gần nhất.
• Gọi bạn bè ra cứu bồ.
• Nhờ bà con bên đường giúp đỡ.
• Tìm cây xăng lẻ.
• Hoặc thậm chí gửi xe đâu đó, bắt Grab đến cây xăng gần nhất rồi mua bịch xăng về đổ.

Anh em sẽ phải chọn, xem đâu là Solution phù hợp nhất ngay lúc này. Và Solution này có đáp ứng được mức độ hài lòng của các Stakeholders hay không.

Stakeholders trong trường hợp này có thể là:

• Vợ con đang ở nhà chờ cơm.
• Đồng bọn đang chờ ở bàn nhậu.
• Một cuộc hẹn cà phê nào đó vào buổi tối.
• Hoặc có thể là mình chẳng phụ thuộc vào ai cả, tự mình chính là Stakeholder của chính mình.

Anh em cần phải tìm ra được solution đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các stakeholders ngay lúc này.

Khi đã có solution, anh em phải thực hiện quá trình Transition một cách hiệu quả. Nếu không muốn tốn quá nhiều thời gian vào chuyện này.

Anh em có thể khẩn trương dắt xe tới ngay một trạm xăng gần đó. Hoặc có thể thư thả gọi đồng bọn tới cứu bồ. Tất cả những điều này đều tùy ở bản thân mình. Miễn đáp ứng được mục tiêu xe được đổ xăng để chạy về nhà là thành công.

Nếu thực hiện các công việc trên, thì anh em đã làm công việc của một Business Analyst rồi. Chỉ khác ở chỗ không phải là phiên bản công việc, mà là phiên bản cuộc sống thực tế thôi ?

4. Business Analyst không chỉ có riêng trong ngành IT

Thoát ra khỏi bối cảnh IT, công việc BA vẫn tồn tại ở những ngành nghề và lĩnh vực khác.

Từ “business” không chỉ có nghĩa là kinh doanh hay nghiệp vụ, mà còn là “vấn đề”. Anh em xem phim Mỹ hay có câu: “This is not your business!”.

Business đồng nghĩa với matter.

Do đó, Business Analyst hiểu rộng ra hơn là người đi phân tích và giải quyết các vấn đề.

Ở Việt Nam mình thấy chia ra rõ ràng nhất là IT BA và BA. IT BA chiếm số đông hơn hẳn, họ làm Business Analyst trong ngành IT.

Nhưng BA không phải là siêu nhân, BA sẽ không bao giờ tự chém gió ra các solutions mà không có đồng bọn. Người làm Business Analyst sẽ phải kết nối với rất nhiều với stakeholders để đưa ra solution phù hợp nhất.

Giá trị rõ nhất mà một BA có thể mang lại đó là họ nhìn nhận rõ được hiện trạng của tổ chức, và hệ thống hóa được những gì cần làm để đạt được trạng thái “tốt hơn” của tổ chức đó.

Sau đó, nhiệm vụ thực thi là của cả team, cả tổ chức. Và khi mọi thứ đã rõ ràng, khả năng hiện thực hóa sẽ cao hơn rất nhiều.

Tiện thể, Stakeholder dịch ra tiếng Việt là các bên liên quan. Nhưng dịch ra như vậy cũng chưa bám sát ý nghĩa lắm. Cho đơn giản mà chính xác, anh em cứ hiểu: “stake” là cái cột, “holder” là người nắm giữ. Ghép lại, Stakeholder là “Người nắm giữ những cái cột”.

Mà cái cột thì rất quan trọng trong bất kỳ ngôi nhà nào. Nó chống đỡ cho ngôi nhà. Trong dự án cũng vậy, có những người sẽ giữ vai trò quyết định rất quan trọng. Những người này được gọi là Stakeholders.

Làm việc với stakeholder là cả một chủ đề bao la, nên mình sẽ nói kỹ về stakeholder ở những bài sau nhé anh em.

Business Analyst là một nghề cũ trên thế giới, nhưng mới ở Việt Nam (khoảng hơn 15 năm).

Thực sự thì mình thấy đây là một nghề rất thú vị và có khá nhiều challenge. Điểm mạnh điểm yếu của mình được cọ xát rất nhiều. Nhiều vấn đề thực sự rất chuối nhưng khi gỡ rồi thì đã lắm.

BA xuất hiện để giải quyết vấn đề. Vấn đề có thể là biến cái chưa tốt thành cái tốt. Hoặc biến cái đã tốt rồi thành cái tốt hơn.

Thật sự cảm giác đem lại cái gì đó ý nghĩa cho người khác là một thứ khiến mình khó mà nản được.

Okayyyy, những gì mình chém gió ở trên là mang tính tổng quan. Business Analyst là gì và làm những gì? Hi vọng qua bài viết này, anh em đã có câu trả lời và có cái nhìn sâu sắc hơn về nghề BA.

Bái bai, hẹn gặp lại anh em ở những bài sau ?