Kỹ năng mềm là gì? Top 15 kỹ năng mềm chủ chốt tại nơi làm việc

Kỹ năng mềm tạo cơ sở vững chắc để phát triển mối quan hệ, thành công nghề nghiệp và hạnh phúc trong cuộc sống. Trong một số trường hợp, kỹ năng mềm còn được xem là “tấm vé thông hành” giúp nhân viên có được ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng, được đề cao và thăng tiến trong môi trường làm việc.

Hãy cùng Base.vn khám phá Top 15 kỹ năng mềm chủ chốt cần có tại nơi làm việc trong bài viết dưới đây.

1. Kỹ năng mềm là gì?

1.1. Định nghĩa

Kỹ năng mềm (Soft skills), hay còn gọi là kỹ năng thực hành xã hội, là những khả năng không phụ thuộc vào kiến thức chuyên môn cụ thể mà thường liên quan đến cách thức một người tương tác, làm việc và giao tiếp với người khác. Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, từ học tập, công việc đến các mối quan hệ cá nhân.

Ví dụ: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, khả năng làm việc nhóm, sự tự chủ, sự linh hoạt, khả năng giải quyết vấn đề, sự lắng nghe tốt, khả năng thích ứng với môi trường làm việc,..

1.2. Phân biệt kỹ năng mềm và kỹ năng cứng

Kỹ năng cứng thường là những kỹ năng có thể đo lường hoặc định nghĩa cụ thể, thường liên quan đến kiến thức chuyên môn và kỹ thuật. Ví dụ như sử dụng phần mềm, kiến thức về quy trình sản xuất, lập trình máy tính, kỹ năng sử dụng công cụ và thiết bị cụ thể. Đối với kỹ năng này, phát triển thường được thực hiện thông qua học tập cụ thể, khóa đào tạo, và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực chuyên môn.

Trong khi đó, kỹ năng mềm thường liên quan đến các khía cạnh của tâm lý, tương tác xã hội, và cách thức làm việc của cá nhân. Để phát triển kỹ năng mềm thường cần thời gian và kinh nghiệm để rèn luyện thông qua thực hành, phản hồi, và tự phát triển.

Nếu kỹ năng cứng có thể giúp ứng viên bắt đầu sự nghiệp, thì kỹ năng mềm sẽ giúp họ nâng cao năng lực và thành công với sự nghiệp đó.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng mềm tại nơi làm việc

2.1. Đối với đội ngũ nhân viên

Nhìn chung, kỹ năng mềm tốt sẽ giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách trơn tru và nhanh chóng.

Ví dụ điển hình, kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhân viên truyền đạt ý kiến, thông điệp và thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng, từ đó có được sự tương tác, lắng nghe tích cực.

Ngoài ra, trong quá trình làm việc, nhân viên kết hợp các kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề,… giúp nhân viên hòa nhập và phối hợp tốt, đưa ra những giải pháp sáng tạo, thúc đẩy hiệu quả công việc cá nhân và tập thể.

2.2. Đối với cấp quản lý

Kỹ năng mềm đối với cấp quản lý lại càng quan trọng, bởi ngoài kiến thức chuyên môn, các trưởng bộ phận đều cần trau dồi kỹ năng quản trị và nhiều kỹ năng mềm khác để quản lý đội nhóm hiệu quả.

Cấp quản lý có kỹ năng mềm tốt thường giúp tinh thần trong đội nhóm được đồng thuận, tạo động lực nâng cao hiệu suất của nhân viên.

2.3. Đối với doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự sở hữu kỹ năng mềm tốt sẽ giúp tăng cường hiệu suất làm việc đáng kể.

Ví dụ, khi phát triển một tính năng mới, các nhân viên trong đội sẽ cùng nhau thảo luận, đưa ra đề xuất và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Việc vận dụng kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian, giải quyết xung đột giúp giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng, từ đó tạo nên môi trường làm việc văn minh, lành mạnh.

3. Kỹ năng mềm gồm những gì? Top 15 kỹ năng mềm chủ chốt tại nơi làm việc

3.1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là khóa mở cánh cửa cho mối quan hệ xây dựng và hiệu suất làm việc. Kỹ năng này không chỉ là việc truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng mà còn bao gồm khả năng lắng nghe, sử dụng ngôn từ và cử chỉ phù hợp

Ngoài khả năng truyền đạt thông điệp rõ ràng, lắng nghe và thấu hiểu, kỹ năng giao tiếp hiệu quả còn đòi hỏi sự linh hoạt trong cách tiếp cận đối tượng và ngữ cảnh. Khả năng điều chỉnh ngôn ngữ, phong thái và cách ứng xử của bạn cần phù hợp với từng người, từng tình huống giúp tạo dựng sự kết nối, đồng cảm và thúc đẩy hợp tác hiệu quả.

3.2. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong môi trường làm việc không tránh khỏi các thách thức và vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn tiếp cận mọi tình huống một cách tỉnh táo và linh hoạt, tìm kiếm các phương án sáng tạo và phân tích mọi lựa chọn trước khi đưa ra quyết định.

Bằng cách phân tích các yếu tố tiềm ẩn, đánh giá tác động và xây dựng kế hoạch dự phòng, có thể giảm thiểu tối đa những ảnh hưởng tiêu cực và đảm bảo hiệu quả công việc. Tư duy suy nghĩ vấn đề một cách đa chiều và chuẩn bị kỹ càng phương án giải quyết sẽ giúp kiểm soát tốt công việc dù phải đối mặt với bất kỳ chiều hướng nào.

3.3. Tư duy phản biện (Critical thinking)

Tư duy phản biện là khả năng phân tích thông tin một cách logic và khách quan để đưa ra nhận định và quyết định có tính xác thực. Hãy luôn đặt câu hỏi, kiểm tra và đánh giá thông tin trước khi chấp nhận hoặc bác bỏ nó.

Tư duy phản biện cho phép bạn đánh giá các quan điểm khác nhau và sẵn lòng thay đổi suy nghĩ của mình khi có bằng chứng mới hoặc ý kiến ​​được cung cấp.

Tư duy phản biện không chỉ là một kỹ năng mà còn là một thái độ tiếp cận thông tin và đưa ra quyết định. Luôn đặt câu hỏi, tìm kiếm bằng chứng, đánh giá đa chiều và sẵn sàng thay đổi quan điểm là những yếu tố quan trọng giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt và hiệu quả trong công việc.

3.4. Trí tuệ xúc cảm (Emotional intelligence)

Trí tuệ xúc cảm là khả năng hiểu và quản lý cảm xúc của bản thân và người khác, luôn nhạy cảm với tâm trạng và cảm xúc của đồng nghiệp và sẵn lòng cung cấp sự hỗ trợ khi cần thiết. Kỹ năng mềm này tạo điều kiện thuận lợi cho tương tác và giao tiếp hiệu quả, từ đó tạo ra mối quan hệ làm việc tích cực và sâu sắc hơn.

Ngoài ra, trí tuệ cảm xúc là một yếu tố quan trọng trong việc lãnh đạo hiệu quả. Lãnh đạo có khả năng hiểu thấu và động viên thành viên nhóm thông qua việc thể hiện sự lắng nghe, thông cảm.

3.5. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là khả năng phân chia và ưu tiên công việc một cách hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất trong thời gian có hạn. Để làm được điều này, bạn có thể tham khảo các phương pháp nổi tiếng như Phương pháp Pomodoro, ưu tiên nhiệm vụ quan trọng của Mô hình Eisenhower,… và sử dụng các công cụ hỗ trợ hiệu quả như phần mềm quản lý công việc.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp hoàn thành công việc đúng hạn, đạt hiệu quả cao và giảm thiểu căng thẳng. Bạn và nhân viên có thể tối ưu hóa thời gian làm việc, và dành thời gian cho những hoạt động quan trọng khác trong cuộc sống.

3.6. Khả năng thích ứng

Trong môi trường làm việc đầy biến động, khả năng thích ứng là yếu tố quan trọng giúp vượt qua các thách thức và tận dụng cơ hội mới. Hãy luôn mở lòng tiếp nhận ý kiến ​​mới, học hỏi từ kinh nghiệm và sẵn sàng thay đổi hành động khi cần thiết để đạt được mục tiêu.

Ví dụ, bạn đang quản lý một dự án làm việc với khách hàng. Trong quá trình chạy dự án, đột nhiên khách hàng thay đổi yêu cầu, đòi hỏi bạn phải thích ứng linh hoạt để điều chỉnh lại phân công công việc, nhanh chóng tìm cách tích hợp yêu cầu mới mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án chung.

3.7. Quản trị xung đột

Trong quá trình làm việc, xung đột là không thể tránh khỏi. Khả năng quản trị xung đột sẽ giúp giải quyết mâu thuẫn mang tinh thần “xây dựng cùng phát triển”. Hãy luôn tìm kiếm giải pháp đôi bên và sử dụng kỹ năng giao tiếp và thấu hiểu để làm dịu bớt tình hình. Đồng thời, bạn cũng hỗ trợ quá trình hòa giải và xây dựng lại mối quan hệ tích cực giữa các bên.

Kỹ năng quản trị xung đột không chỉ giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hòa thuận, giúp giữ chân nhân viên của bạn.

3.8. Khả năng lãnh đạo

Người có kỹ năng lãnh đạo thường là người có khả năng quản lý xung đột được đề cập ở trên kết hợp với kỹ năng giải quyết vấn đề, họ giúp xác định nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề và đưa ra các giải pháp thích hợp để giải quyết một cách hòa bình và hiệu quả.

Kỹ năng lãnh đạo cũng bao gồm khả năng thúc đẩy và động viên đồng nghiệp xung quanh, giúp từng người đều làm việc hết mình và đạt được mục tiêu. Bằng cách này, không những đội nhóm được định hình và dẫn dắt theo một hướng chung, mà mỗi cá nhân được lãnh đạo cũng có thể thúc đẩy sự phát triển cá nhân của chính họ.

3.9. Làm việc nhóm

Jon Gordon đã viết trong cuốn sách The Power of a Positive Team rằng: “Your team doesn’t care if you’re a superstar. They care if you’re a super team member.” (Nhóm của bạn sẽ không quan tâm liệu bạn có phải là siêu sao hay không. Họ chỉ cần biết bạn có phải là một thành viên thực thụ trong đội nhóm hay không).

Đúng vậy, kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tất yếu và không thể thiếu trong bất cứ môi trường làm việc nào. Khi bạn sở hữu kỹ năng làm việc nhóm tốt, bạn sẽ xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, là người “gieo mầm” các ý tưởng sáng tạo cho mục tiêu chung. Bạn cũng có thể đạt kết quả tốt hơn, đóng góp thành công trong các dự án và nhiệm vụ của tổ chức.

3.10. Kỹ năng đàm phán, thuyết phục

Kỹ năng đàm phán, thuyết phục giúp cá nhân và tổ chức đạt được mục tiêu và kết quả mong muốn bằng cách thương lượng và đạt được sự đồng thuận từ các bên liên quan.

Kỹ năng mềm này giúp giải quyết các xung đột và mâu thuẫn một cách hiệu quả bằng cách làm rõ ràng thông tin, và tìm ra giải pháp đáp ứng đồng ý từ cả hai bên. Trong quá trình làm việc, đây là kỹ năng đặc biệt cần thiết khi bạn cần làm việc cùng đồng nghiệp, đối tác, khách hàng,… khi bạn nói về giải pháp và quan điểm của bạn.

3.11. Kỹ năng đón nhận phản hồi

Không phải ai cũng đều có thể đón nhận tích cực tất cả các phản hồi và ý kiến của mọi người. Vì vậy, đây là kỹ năng cần rèn luyện từ trong tư duy cởi mở, “công tư phân minh”, vì hiệu quả chung của đội nhóm.

Đón nhận phản hồi một cách tích cực giúp cá nhân hiểu rõ hơn về cách thức thực hiện công việc và đạt được kết quả tốt hơn. Những thông tin phản hồi chính xác và xây dựng giúp họ điều chỉnh hành vi và hoạt động của mình để đạt được hiệu suất làm việc cao hơn.

Song song với đó, sẽ tốt nhất nếu bạn tạo ra một môi trường mà mọi người đều sẵn lòng cung cấp phản hồi cho người khác.

3.12. Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức là khả năng của một cá nhân lập kế hoạch, sắp xếp và quản lý các hoạt động, tài nguyên có sẵn như nhân lực, vật lực và thời gian một cách hiệu quả và có logic, đảm bảo rằng mọi nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất, đồng thời đạt được kết quả mong muốn.

Từ đó, kỹ năng tổ chức giúp tăng cường hiệu suất làm việc, trực tiếp và gián tiếp tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

3.13. Kỹ năng ra quyết định

Khi đối mặt với một vấn đề nào đó, kỹ năng ra quyết định giúp bạn xác định mục tiêu, thu thập các dữ liệu liên quan và phân tích các yếu tố ảnh hưởng. Từ đó, bạn có thể đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên những dữ liệu đó (data-driven).

Khả năng ra quyết định mạnh mẽ giúp tạo ra sự tự tin cho cá nhân và đội ngũ. Việc biết rằng nhà quản lý có khả năng đưa ra các quyết định thông minh tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đầy động lực. Quan trọng hơn cả, kỹ năng mềm này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí cho doanh nghiệp.

3.14. Kỹ năng lắng nghe

Khi bạn lắng nghe người khác một cách chân thành, bạn tạo ra một liên kết gần gũi hơn với họ. Điều này giúp tăng cường mối quan hệ và xây dựng cảm giác gắn kết trong tổ chức hoặc trong mối quan hệ cá nhân.

Kỹ năng lắng nghe kích thích sự sáng tạo và đổi mới bằng cách “bật đèn xanh” cho các ý tưởng mới và phản hồi từ người khác. Việc lắng nghe các ý kiến và góp ý mới giúp tạo ra các giải pháp mới và cải tiến trong tổ chức.

3.15. Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn xác định thứ tự ưu tiên của công việc, phân chia công việc thành các bước nhỏ và cụ thể, từ đó dễ dàng quản lý và tiến hành chúng một cách có hệ thống và hiệu quả.

Một doanh nghiệp sẽ tiến gần hơn với thành công nếu cả nhà quản lý và nhân viên đều có kỹ năng lập kế hoạch. Bởi khi có kế hoạch cụ thể, nhân viên và đội nhóm sẽ biết cần làm gì để đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tập trung vào 20% công việc mang lại 80% kết quả (Nguyên lý Pareto).

Đọc thêm: Review chi tiết: Top 12 phần mềm OKR tại Việt Nam và quốc tế

4. Hướng dẫn cách đánh giá kỹ năng mềm tại nơi làm việc

4.1. Với ứng viên tuyển dụng

Trong buổi phỏng vấn, hãy yêu cầu ứng viên tự liệt kê những kỹ năng mềm cần thiết để hoàn thành tốt vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng. Có thể cho ứng viên tự đánh giá từng kỹ năng đó dựa trên thang điểm 10, từ đó tìm ra kỹ năng vượt trội nhất.

Sau khi đã có thang điểm đánh giá của ứng viên, bạn hãy kết hợp với các phương pháp đánh giá bằng câu hỏi hành vi, câu hỏi tình huống hay trắc nghiệm thực tế.

Ví dụ:

• Bạn đã bao giờ gặp vấn đề với cấp trên chưa? Bạn xử lý vấn đề như thế nào?
• Bạn có hay chủ động quan tâm và lắng nghe mong muốn của mọi người?
• Mức độ thích làm việc độc lập của bạn ở mức nào?

Sau khi nhận được phản hồi từ ứng viên, tiến hành phân loại vào hệ thống thang điểm từ thấp đến cao có sẵn của công ty.

4.2. Với nhân sự doanh nghiệp

Với nhân sự trong doanh nghiệp, có thể đưa ra 3 cách đánh giá kỹ năng mềm như: Tự đánh giá, Đo lường hiệu suất và Phản hồi từ đồng nghiệp, quản lý.

Khuyến khích nhân viên tự đánh giá các kỹ năng mềm của mình là một phương pháp hiệu quả để họ tự nhận biết và phát triển bản thân, thông qua việc cung cấp cho nhân viên các biểu mẫu đánh giá có sẵn.

Ngoài ra, các cuộc đánh giá hiệu suất định kỳ (review công việc) từ các cấp quản lý có thể là “bằng chứng” thực tế nhất cho việc đánh giá các kỹ năng mềm của nhân viên. Phản hồi này có thể giúp nhân viên nhận ra những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình. Thu thập thêm phản hồi từ đồng nghiệp trong nhóm để có cái nhìn toàn diện về kỹ năng mềm của nhân viên.

5. Doanh nghiệp có thể làm gì để cải thiện và phát triển kỹ năng mềm cho nhân sự?

5.1. Training nội bộ

Training nội bộ cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh chương trình đào tạo để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Các chương trình đào tạo có thể được thiết kế để tập trung vào các kỹ năng mềm mà tổ chức cần phát triển để đạt được mục tiêu kinh doanh, kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, đàm phán, và giải quyết xung đột.

Ví dụ, các trưởng bộ phận có thể chia sẻ và hướng dẫn nhân viên cách ưu tiên công việc, lập kế hoạch làm việc hiệu quả, và xử lý công việc đa nhiệm một cách hiệu quả.

So với việc thuê các khóa học hoặc dịch vụ đào tạo bên ngoài, việc tổ chức training nội bộ thường tiết kiệm chi phí đáng kể, và nhân viên được khuyến khích áp dụng những kỹ năng mềm mới họ học được từ chương trình vào công việc hàng ngày.

5.2. Cử tham gia các khóa đào tạo chuyên nghiệp

Các khóa đào tạo chuyên nghiệp thường cung cấp kiến thức sâu rộng và các kỹ năng mới trong lĩnh vực cụ thể. Nhân viên sẽ có cơ hội học hỏi từ những chuyên gia trong ngành, gặp gỡ và giao lưu với đồng nghiệp và chuyên gia từ các tổ chức khác. Việc này cũng gia tăng kỹ năng giao tiếp, đồng thời phát triển mạng lưới quan hệ và hợp tác của nhân viên.

5.3. Lồng ghép trong các hoạt động ngoài lề

Tổ chức các hoạt động ngoài lề và gắn kết nội bộ là một cách hiệu quả để phát triển kỹ năng mềm cho nhân viên. Các sự kiện gắn kết như các hoạt động team-building, dã ngoại hoặc các cuộc thi thể thao không chỉ tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao kỹ năng giao tiếp và làm việc cùng nhau mà còn xây dựng tinh thần đồng đội.

Hoặc công ty có thể tổ chức tạo ra các tình huống và kịch bản mô phỏng các tình huống thực tế mà nhân viên có thể gặp phải trong công việc hàng ngày. Chia nhóm thành các vai trò khác nhau trong các kịch bản, bao gồm cả nhân viên và người giám sát. Sau đó, quan sát hành vi, phản ứng của họ trong các tình huống này và đề xuất cách cải thiện.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm KPI hàng đầu: Review tính năng, chi phí và ưu nhược điểm

6. Tạm kết

Nếu chỉ có kỹ năng cứng, môi trường làm việc sẽ sớm rơi vào trạng thái khô khan và thậm chí là độc hại. Doanh nghiệp bạn cần xây dựng một đội ngũ nhân sự (bao gồm cả nhà quản lý và nhân viên) có kỹ năng mềm mạnh mẽ.

Bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên phát triển và hoàn thiện kỹ năng mềm, nơi mọi người cảm thấy được đánh giá cao và cống hiến, doanh nghiệp không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn thúc đẩy sự phát triển vì mục tiêu chung.